La importancia de los Procesos

En las diferentes negocios, empresas e instituciones en los cuales he tenido oportunidad de colaborar durante mis casi 20 años de experiencia profesional una constante que he encontrado es que poca gente tiene claridad de sus responsabilidades. Y a veces se ha tornado un poco más complicada la situación al desconocer inclusive, como es que hay que ejecutar sus actividades del día a día.

El pasado miércoles 27 y jueves 28 de septiembre, tuve la oportunidad de asistir a las sesiones de Zoholics México, evento organizado por Zoho, quien cuenta con una suite de aplicaciones para ayudar a controlar la operación de una organización; y fue que platicando con algunos de los asistentes de estas sesiones, y con uno de los colaboradores de Proguía les hacía ver la importancia de considerar al menos tres puntos importantes antes de pensar automatizar alguna tarea en su negocio o empresa con alguna herramienta de software:

1. Establecer un objetivo.
2. Definir él o los procesos necesarios involucrados en las tareas a automatizar.
3. Implementar la herramienta de software.

Y es que como dueños de negocio o empresarios, a veces nos gana la emoción al momento de conocer alguna herramienta que vemos, o mejor dicho, creemos nos puede ayudar en nuestro negocio. De igual forma, muchas veces, ese mismo interés nos hace querer implementar las herramientas sin tener claridad de que y como vamos a operar una vez las hayamos habilitado y liberado a nuestros colaboradores.

En ese sentido, además de tener un objetivo claro de que se busca mejorar de manera específica en la organización al automatizar o digitalizar tareas con ayuda de software, toma gran relevancia el analizar el como ejecutaríamos las tareas ahora, es decir, cuales serían los procesos ahora y como se ejecutarían. Y no estamos hablando de ¿qué campos voy a llenar?, ¿qué información vamos a cargar?, ¿a qué botón le vamos a dar clic?, me refiero específicamente a: ¿en cuántas tareas o actividades se divide el proceso a operar?, ¿es necesario establecer algún proceso de validación o autorización?, ¿se requiere interacción con otras áreas de la empresa?, por mencionar algunas.

Aquí les dejo unos puntos a modo de consejos o sugerencias para delinear de una manera genérica un proceso o procesos dentro de tu negocio o empresa previo a comprar alguna aplicación de Zoho o cualquier otra aplicación

1. Establece un objetivo. Este punto es muy importante, ya que te ayudará a delimitar las actividades involucradas en la digitalización de tu empresa. Unos ejemplos de objetivo pueden ser: Implementar un proceso automatizado de atracción de posibles clientes, habilitar un proceso de generación de cotizaciones electrónicas, establecer un proceso de atención post-venta y Mesa de Servicio.
2. Lista los pasos necesarios para ejecutar las actividades asociadas al objetivo definido. El camino más sencillo es usar una tabla de Excel, con tres columnas: Número, Actividad o Tarea y Responsable. Y de acuerdo a tu experiencia lista las actividades e identifica quien en tu organización la tendría que realizar. Te sorprenderás al darte cuenta, que aparecerán acciones que posiblemente en este momento no haces. Una sugerencia adicional es que le compartas el listado al menos un par de colaboradores que has identificado como alguien que pudiera realizar alguna de las actividades listadas.
3. Identifica los requerimientos del proceso. Ya tienes tu lista de actividades, ahora te sugiero agregar una cuarta columna a la tabla de Excel en la cual deberás colocar los requerimientos para ejecutar la actividad o tarea específica, tales como: formato de alta de cliente, orden de compra firmada, autorización del gerente de área, validación por parte del cliente, y cualquiera que le pudiera aplicar.
4. Déja reposar tu proceso genérico. Una vez que concluyas tu proceso genérico, te sugiero lo dejes reposar un par de días, y lo vuelvas a revisar, en caso de identificar alguna actividad faltante o mejora, copia la tabla completa como una versión 2, y allí has ese ajuste y/o modificación.
5. ¿Me faltó algo más? Posiblemente te podría ayudar agregar una quinta columna en tu tabla de Excel en la cual indiques el tiempo que se tarda o debería tardar cada responsable en ejecutar alguna actividad, eso te dará una idea de que tan eficiente puede ser tu proceso.

Y listo, ya tienes tu primer proceso genérico desarrollado, con el cual podrás identificar:

• Actividades a realizar en el proceso.
• Responsables de cada actividad.
• Requerimientos para ejecutar el proceso.
• Tiempo estimado para la ejecución de las actividades y el proceso en si.

Ahora si, con esto, a planear por donde empezar a implementar Zoho o las herramientas de software para operar tu negocio.